Guide til CØSA aktivitetsindberetning

I sender aktivitetsindberetninger til STIL 4 gange om året, som I får udbetalt tilskud på baggrund af. Der sendes information omkring elevernes samlet aktivitet og skoleydelse. Denne artikel vil hjælpe jer med hvorledes I får beregnet og indsendt disse informationer, samt giver et forslag til en checkliste til at sikre informationerne er korrekte.

Nogle dage efter vil I modtage et tilskudsbrev i skolens digitale indbakke med status på udbetalt tilskud, fordelt på de forskellige tilskudskoder der er indberettet.

Hvornår

Indberetninger finder sted 4 gange om året: 16/3, 16/6, 16/9 og 16/12. Hvis indberetningsdagen falder i en weekend eller på en helligdag, vil indberetningsdagen være den først kommende hverdag efter indberetningsdatoen.

Arbejdsgang

I dagene op til en frist er det vigtigt at checke op på, om informationerne omkring eleverne er korrekte.

Forslag til checkliste:

• Er alle elever, der er startet, blevet indskrevet i systemet?
• Er alle kombinationsforløb og praktikforløb indtastet?
• Er alle elever der er på barsel indsat i systemet på barsel?
• Passer datoerne på barsel eller har vi elever, der er kommet tilbage før tid?
• Hvis I har haft elever på højskoleophold: Check, at der er sat flueben i "Højskole" på skolen under Værktøjer -> Skoler.

Når I har gået igennem jeres checkliste, så laver I en ny indberetning: 

OBS: Det kan være en fordel at benytte CØSA-låsen for at sikre at data ikke bliver ændret undervejs i gennemgangen. Læs mere om CØSA-låsen HER

Gå ind under 'Rapporter' ->  'CØSA Indberetninger' og tryk på  øverst til højre. Udfyld år og kvartal og tryk på 'Opret'.

Find jeres indberetning i listen og klik på linjen for at tilgå den.

Herinde kan I sætte beregninger igang og se de linjer, der bliver sendt afsted i indberetningen.

For at få linjer ind i rapporten skal man først beregne aktiviteten med baggrund i de informationer som I har gemt på eleverne. Dette gøres ved at trykke på 'Beregn' knappen øverst til højre.

Der kan gå op til 30 minutter, før den er færdig og brugeren der har påbegyndt beregningen vil få en mail når systemet er færdig og rapporten kan tilgås.
Når en beregning er klar, så trykker I på 'Hent .csv' øverst til højre --> vælger 'Detaljelinjer' og åbner filen i excel. 

I fanen 'Fejl' vil man kunne finde de elever som på den ene eller anden måde giver en valideringsfejl. De to hyppigste fejl og hvordan de håndeteres:

• Ikke flere tælleperioder tilgængelig 
  Denne fejl indikerer, at eleven har opbrugt alle sine tælleperioder på et given TMK. Man bør tjekke om man har skiftet spor på eleven på den rigtige dato. Datoen ville skulle være dagen efter sidste tælledag på den sidste tælleperiode. Har man det er dette en "falsk" positiv fejl, som opfanges for at sikre alle er skiftet korrekt
  
  
• Ingen kommune fundet 
  Systemet forsøger at indhente informationer omkring elevens hjemstedskommune (elevens kommune september i foregående år).
  Når denne fejlmeddelse opstår er det fordi CPR ikke har informationer på denne elev fra september året før. Dette har ikke betydning for aktivitetsindberetningen,
  men vil betyde at denne elev ikke vil kunne sendes med i den kommunale indberetning som laves hvert år i marts. 

I kan på oversigten (Rapporter -> CØSA indberetninger) se, hvornår en indberetning sidst er blevet beregnet i kolonnen 'Beregningstidspunkt'.

Hvis I finder fejl, fordi en elev står forkert eller mangler at få f.eks. et kombinationsforløb tilknyttet, så kan I trykke på 'Beregn' knappen for at få en opdateret indberetning når I har rettet fejlene.

OBS: Det er skolens eget ansvar at foretage de nødvendige kontroller med rapporterne inden indberenting, som sikre at indberetningerne er korrekte og uden fejl.

Indberetning

OBS: Det er kun brugere med rettigheden:  der vil have mulighed for at kunne lave denne handling

Når I er klar til at afsende indberetningen, så finder I knappen 'Afsend' under CØSA rapporten ved siden af 'Beregn' knappen. 

Når i trykker 'Afsend' kommer der en pop-up der spørger om I er sikre på, at I vil afsende jeres indberetning. Denne handling kan ikke annulleres igen, da den sendes direkte til STUK. Hvis I er sikre på dette trykkes 'Afsend' ellers trykkes 'Annuller'

Rapporten er nu afsendt. Brugeren der har lavet afsendelsen vil modtage kvitteringen for modtagelsen på mail. 

Afstemning

Når I har modtaget jeres tilskudsbrev, kan I med fordel gennemgå det hurtigst muligt for fejl og uoverensstemmelser. Fejlene finder man sidst i brevet, hvor alle linjer med potentielle fejl er grupperet. Man sammenholder de linjer i tilskudsbrev med den indberetning, som knytter sig til tilskudsbrevet.  I skal være opmærksom på, at tilskudsbreve kan dække over flere indberetninger. Hver linje i indberetningen svarer til hver linje i afsnittet 'Dokumentation for tilskud'.

Findes der er fejl i tilskudsbrevet, kan eleverne som indgår i fejllinjen fremsøges i den detaljeret indberetning ved hjælp af filter funktion i regnearksprogrammer. Disse kan så tilrettes og kan siden hen indberettes ved hjælp af en supplerende indberetning.

Når man vil afstemme sine tilskudsbreve, så er det vores opfordring, at dette gøres ved at bruge sine CØSA rapporter fra Fguplaner, og ikke ved at benytte tallene fra Brevportalen. 

Ofte stillede spørgsmål: 

"Hvad er forskellen på detaljelinjer og indberetningslinjer?"

Indberetningslinjer er de linjer, systemet sender i indberetningen. Detaljelinjer er, det vi har registreret for hver elev i hver tælleperiode og aktivitet. Detaljelinjer er beregningsgrundlaget for indberetningslinjer.

"Hvad er forskellen mellem Komplet linjerne og de almindelige under Hent .csv?"

Ved 1. gangs indberetning for et kvartal er de ens, men når der skal sendes supplerende indberetninger, så sendes kun, hvad der har ændret sig siden de foregående indberetninger. Detaljelinjer og indberetningslinjer viser, hvad der er blevet indsendt og beregningsgrundlaget. Komplet versionerne viser et øjebliksbillede af, hvordan det ser ud nu i stedet for blot ændringer, hvilket gør det meget nemmere bl.a. at afstemme efter.