Håndtering af FGU-EGU elever med AUB integration

OBS: Fremover vil enhver ændring i kalenderen efter oprettelsen sendes til AUB. Dette har således betydning for virksomheden, som herefter skal lave en ny ansøgning hos AUB ift. tilskud.

Det specielle ved EGU eleverne er:

1. Institutionen skal kun betale skoleydelse, de dage en elev er på institutionen.
2. Institutionen kan få udløst et engangsbeløb i forhold til opstart af EGU opholdet, det såkaldte vejledningstakst.
3. Størrelsen af taxameter institutionen får for opholdet varierer i opholdets løbetid.
4. Der oprettes praktik planer og praktikker, som automatisk sendes hver nat til ATP ved ændringer.

Håndtering af taxameter

I CØSA håndteres dette ved, at der skal tilknyttes tilskudsmærker på de forskellige aktiviteter. For eksempel når en EGU elev starter op, skal på et praktikforløb og derefter på skolen igen, så vil tilskudsmærkerne for tælleperioderne være FGUSP, FGUPR og FGUSP, sammen med FGUVE som beskrevet i pkt 2 ovenfor.

Disse informationer er taget fra FGU Instruksen, som du kan finde her: https://www.uvm.dk/institutioner-og-drift/oekonomi-og-drift/regulerede-institutioner/tilskud-til-institutioner/tilskud-til-fgu

Fguplaner sørger selv for at tilknytte de korrekte tilskudsmærker, så når aktiviter er oprettet i systemet.

Indberetning af AUB til ATP

Hver nat, hvis der er oprettet eller foretaget ændringer til en praktik plan eller praktikforløb, sendes disse til ATP. 

De dage i en praktikplan, der ikke er oprettet praktik på betragtes af ATP som et skoleophold på skolen. En elev kan enten være på skole eller i virksomhedspraktik.

Systemet sender følgende til ATP for en praktikplan: 

• Cpr-nr. på elev
• Status på plan
• Startdato 
• Slutdato
• Oplysninger på kontaktperson, navn, email og telefonnummer

Systemet sender følgende til ATP for en praktik:

• Cvrnr på Virksomhed
• Cprnr  på elev
• Status på praktik
• Startdato 
• Slutdato
• Indgåelse dato
• Antal ikke bonus givende dage

STUK har udarbejdet en liste af spørgsmål omkring EGU, som du kan finde her: https://www.uvm.dk/-/media/filer/uvm/institutioner-og-drift/pdf20/jul/200701-vejledning-til-egu-bonus-version-1-0.pdf

Workflow 

Nedenfor beskriver vi følgende workflows: 

• Angivelse af EGU-vejleder for eleven
• Oprettelse af en praktikplan
• Rettelse af praktikplan
• Oprettelse en praktik
• Rettelse af en praktik
• Angivelse af ikke bonus givende dage / dage en elev skal have skoleydelse

Angivelse af EGU-vejleder for eleven

For at tilknytte en EGU-vejleder til en elev, så skal du gå ind på elevsiden på den pågældende elev og så scrolle ned til "Kontaktpersoner". Ude til højre trykker du på "Ny kontaktperson" og vælger "Vejleder"

Herefter vil du blive præsenteret for hele FGU institutions personale i en liste, vælg den medarbejder som skal stå som elevens EGU-vejleder og dermed kontaktperson og tryk på "Gem".

Oprettelse af en praktikplan

For at have en EGU elev er det pålagt skolen at have en plan for elevens EGU ophold. Denne plan kaldes i Fguplaner for praktikplan.

For at oprette en praktikplan skal man gå ind på elevsiden for den pågældende elev, finde det korrekte elevophold og trykke på "Ny aktivitet" og vælge "Praktikplan".

Når det er valgt, kommer man ind på en formular, hvor man skal angive startdato, slutdato og status kode [Åben, Gennemført, Annulleret eller Afbrudt]. Alle felter er obligatoriske og når du har trykket på "Gem", så er det gemt i systemet og vil blive afsendt til ATP i løbet af natten.

Rettelse af en praktikplan

For at rette i en praktikplan så skal man gå ind på elevsiden for den pågældende elev, finde det korrekte praktikplan og trykke på ude til højre.

Når man har trykket på 'Rediger', så kommer samme formular frem som ved oprettelse, du foretager de nødvendige ændringer f.eks. startdato og trykker 'Gem'.

Bemærk, at hvis man forsøger at ændre f.eks. startdato for planen, så tilknyttede praktikforløb ikke vil være indenfor det nye dato interval, vil man få vist en fejl og systemet nægter at gemme de nye datoer. Ligeledes er der valideringer i forhold til plan status og status på praktikforløb.

Oprettelse af en praktik

For at oprette en praktikplan skal man gå ind på elevsiden for den pågældende elev, finde det korrekte elevophold og trykke på 'Ny aktivitet' og vælge 'Praktik'.

Når det er valgt, så kommer du ind på en formular, hvor du skal vælge en virksomhed fra databasen eller oprette en ny sammen med en kontaktperson for virksomheden. Herudover skal der angives en startdato, slutdato, indgåelsedato, praktikplan [dem der er oprettet i databasen for eleven], statuskode [Åben, Gennemført, Annulleret, Afbrudt, Afbrudt kompetance uddannelse eller Afbrudt virksomhed uforskyldt] og punkter omkring ansættelsesforhold, når du har trykket på 'Gem' på formularen, så er det gemt i systemet og vil blive afsendt til ATP i løbet af natten.

Bemærk, at der vil fremkomme en fejl, hvis du forsøger at oprette et praktik der strider imod dens tilhørende plan, f.eks. at praktikkens startdato lægger udenfor planens startdato.

Det er muligt at udskrive/download en praktikaftale som generes automatisk af Fguplaner. Dette gøres ved at trykke på ud for den ønskede praktik. Man får her to valgmuligheder: 'Praktikaftale' og 'Ophævelse af praktik'. Ved at trykke på 'Praktikaftale' downloader man en PDF fil med praktikaftalen.
 

Rettelse af en praktik

For at rette i en praktik skal man gå ind på elevsiden for den pågældende elev, finde det korrekte praktik og trykke på ude til højre.

Når man har trykket, så kommer samme formular frem som ved oprettelse, du foretager de nødvendige ændringer f.eks. startdato og trykker 'Gem'.

Bemærk, at ligesom ved oprettelse af en praktik, så vil du også få fejl, hvis du retter i oplysninger der strider imod f.eks. oplysningerne i praktikplanen.

Afslutning/afbrud af praktik

Når man ønsker at afslutte/afbryde en praktik, enten fordi praktikken er gennemført eller fordi praktikken skal afbrydes, så trykker man på ud for den ønskede praktik.

I formularen ændre man  'Status' og 'Slut dato' og trykket 'Gem'.

Man har mulighed for at få et autogenereret dokument 'Ophævelse af praktikaftale' som man kan tilsende virksomheden og få underskrevet og herefter uploade den på eleven. Dette gøres ved at trykke på ud for den ønskede praktik. Man får her to valgmuligheder: 'Praktikaftale' og 'Ophævelse af praktik'. Ved at trykke på 'Ophævelse af praktikaftale' downloader man en PDF fil med et ophævelsesdokument.

Angivelse af ikke bonus givende dage / dage en elev skal have skoleydelse

Når start- og slutdato er valgt på en praktik, får man mulighed for at trykke på 'Juster dage, hvor man justerer hvilke dage eleven er i praktik i en årskalender. Når en dato er markeret som grøn, betyder det, at de er på praktikstedet, når det er gråt, betyder det, at de er på skolen til f.eks. dansk undervisning.

Dette benyttes både i forhold til håndtering af korrekt tildeling af TMK koder og skoleydelse og det angiver antal dage, der ikke er bonus givende i praktikken.