Fravær

Denne artikel har til formål at beskrive, hvorledes man fraværsregistrere på elever, hvordan man ser elevers fravær, samt hvordan systemet håndtere disse oplysninger ift. lønkørsel og indberetning til  datavarehuset.

Fraværsregistrering via Stamhold

Vælg 'Stamhold' i menuen til venstre og klik på det stamhold, du ønsker at føre fravær for.

Klik på 'Skema' og vælg dernæst skemabrikken, der skal føres fravær på.

I pop vinduet registreres elevernes fremmøde og fravær. i kolonnen 'Status' kan man følge med i, om man mangler at notere tid, eller har noteret for meget.

Når der er registreret det korrekte antal timer, vil status kolonnen vises med et grønt

Man kan registrere tiden på flere måder:

Denne knap kan bruges for at notere alle elever fremmødt for hele perioden. OBS: denne vil ikke overskrive, hvis der i forvejen er noteret noget i fraværsfelterne.

Trykkes der på uret ved siden af registreringsboksen i hver kolonne, vil man automatisk udfylde boksen med den totale tid for perioden. OBS: Dette vil overskrive tidligere tastninger i alle andre felter, lige meget hvilken kolonne man benytter dette.

Denne knap findes helt til højre i rækkerne ud for hver enkel elev. Denne giver mulighed for at registre en elev for de efterfølgende begivenheder for dagen, hvis man ved eleven er fraværende resten dagen.

Man vælger den ønskede registrering på listen og resten dagen vil fyldes med denne registrering. OBS: Dette vil overskrive allerede oprettede registreringer, hvis der er lavet nogle på de efterfølgende begivenheder i løbet af dagen.

Man har også muligheden for at notere direkte i boksen med tal. Feltet læses således, at de to tal foran kolon er timer og de to tal efter er minutter TT:MM. Det er vigtigt når man notere minutter at skrive '00:' foran, da systemet ellers vil notere dette som timer og ikke minutter.

Fraværsnoter

Man har mulighed for at skrive noter til fraværet ved at trykke på . Man kan herefter notere, hvad man ønsker i tekstfeltet og afslutte det ved at klikke på 'Gem'.

Man kan se fraværsnoten alle steder, man kan se registreringer. Hvis der er lavet en note på registreringen vil ikonet nu se sådan ud:

Man klikker på ikonet for at læse en fraværsnote. Den vil komme til syne over tekstfeltet med indikation om, hvem der har oprettet samt tidspunkt. 

Det er muligt at slette en note ved at trykke på

Fraværsregistrering på elever i kombinationsforløb og erhvervstræning

Elever som er sendt i kombinationsforløb, erhvervstræning og praktik, fremgår ikke af skemaerne. Disse elever fremgår på bjælken øverst i skemaet som viser hvilken ekstern begivenhed eleverne er ude i.

På disse bjælker kan der laves registreringer på normalvis efter behov ved at klikke på bjælken.

Eleverne fremkommer i deres eksterne aktiviteter med tidsintervallet 09.00 - 17.00 Dette har ikke nogen praktisk betydning, systemet har behov for at kunne sætte tidspunkter på eleven for at kunne oprette begivenheder. Skal eleven registreres som værende fraværende eller mødt for hele dagen benyttes knappen: og ellers tastes blot det ønskede timer og minutter, som man ellers vil gøre i registreringen. De eventuelt manglende timer vil ikke fremgå nogen steder.

Man vil også kunne registrere dette under lønperioden på en elev. Se 'Lønperioder & lønkørsel' under afsnittet om tilretning af registreringer.

Fraværsvisning på elever

Fremsøg eleven du ønsker at se fravær på.
Under elevens 'FGU ophold' ses elevens fravær fremvist således:

Klik på de blå tal for at åbne fraværsvisningen.

I dette vindue vises elevens fravær på det respektive FGU ophold. 

1. Her ses FGU opholdets startdato, hvis opholdet også har en indtastet 'Faktisk slutdato' så vil denne også fremgå her.
2. Man kan vælge nogle fastsatte perioder
3. Man kan også tilrette sin visningsperiode ved selv at vælge Fra og til dato. OBS: Det er stadig kun fravær i respektive FGU ophold der vises, også selvom datoerne måtte overlappe med et andet FGU ophold
4. Det er muligt at skifte visning:
   • Fordeling: Lagkage diagram - Startvisning af fraværsfordelingen.

Per dag: Pindediagram som viser hvilke dage der noteret fravær

• Notater: Her vises der samlet de fraværs notater som måtte være lavet på eleven
• Registreringer: Her vises listen med elevens registreringer i den ønskede periode.
  
  Der er i dette billede også mulighed for at oprette noter på elevensregistreringer ved at trykkeeller læse disse ved at klikke på

Registreringshistorik

Alle steder hvor registreringer vises eller kan foretages er det muligt at se ændringshistorikken på den pågældende registrering. Dette vises ved at trykke på ikonet ud for registreringslinjen.

I oversigten vises de registreringsændringer der har været lavet på eleven på den pågældende begivenhed.

Heldagsregistrering på elevsiden

Skulle man sidde med en elev, man ved er fraværende en hel dag eller en hel periode, så har man mulighed for via elevens side at registre dette for alle skemabrikker den dag/periode.

Under elevens 'FGU ophold' vælges 'Handlinger' og 'Heldagsregistrering'

i pop-op vinduet vælges:

1. Typen af fravær
   
2. Datoen man ønsker at føre fraværet for
3. Ønsker man at sætte fraværet over en periode, tjekkes denne boks af og man sætter en slutdato OBS: Slutdatoen er sidste dag, eleven skal noteres som fraværende i perioden
4. Man kan skrive en besked/note om fraværet, som vil fremgå som fraværsnotater på elevens registreringer
5. Klik på 'Registrer fravær' for at gennemføre registreringen.

Beregning af fravær

Beregningen af fravær foregår på antal minutter. Det er dette format, som giver den mest korrekte udregning og som det er pålagt systemet at indberette alt tilbudt undervisning i. Dette betyder, at når man trækker lister med elevers fravær fra f.eks. udtrækslisten, så vil man få vist elevens registreringer i minutter.

Hvis en elevs akkumulerede samlet ulovlig fravær på én dag ikke overstiger 00:30 minutter, vil dette jf. fraværsbekendtgørelsen bliver rundet op til 00:30 minutter.

Eksempel:

Hvis en elev kommer 15 minutter for sent til første time, og dermed bliver notere med 00:15 minutter i ulovlig fravær og ellers fremmøder resten af dagen, så vil systemet jf fraværsbekendtgørelsen trække eleven 00:30 minutter i ulovlig fravær. 
Skulle eleven både komme få noteret 00:15 minutter i første time og 00:20 minutter i anden time så vil systemet udelukkende trække eleven 00:35 minutter i ulovlig fravær, da det akkumuleret ulovlige fravær den dag overstiger 00:30 minutter. Der bliver altså ikke set på hver enkelt skemabrik, men dagen som helhed.